Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Theo đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời hạn sử dụng chứng từ thuế thu nhập cá nhân như sau:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022.

Tại Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính có hướng dẫn: Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30/6/2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

Lưu ý: Theo quy định nêu trên, kể từ ngày 01/7/2022 các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in và chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan Thuế cấp để chuyển sang sử dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Về nội dung và định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ):

Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

+ Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khâu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chícng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định) như sau:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 30 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 1, Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Lưu ý: Theo quy định trên, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân chủ động liên hệ với các tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và thống nhất mẫu chứng từ điện tử theo đúng định dạng và đảm bảo các nội dung bắt buộc quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để triển khai sử dụng từ ngày 01/7/2022.

Về xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in và chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn sau ngày 30/6/2022 (Quy định tại Khoản 12 mục I, chương I, phần II Quy trình Quản lý ấn chỉ ban hành kèm theo Quyết định số 2262/QĐ-TCT ngày 30/12/2020 của Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình Quản lý ấn chỉ): Nhập thu hồi biên lai thuế từ tổ chức, cá nhân thu.

Các trường hợp nhập thu hồi ấn chỉ biên lai thuế từ tổ chức, cá nhân thu: Nhập thu hồi biên lai thuế nguyên quyển để hủy các loại biên lai thuế không còn giá trị sử dụng hoặc biên lai thuế còn giá trị sử dụng nhưng đã đóng dấu của tổ chức thu.

Đối với các số biên lai thuế lẻ còn chưa sử dụng trong quyến biên lai đã sử dụng; tổ chức, cá nhân gạch chéo lưu giữ tại quyên biên lai và kê vào phần sử dụng tại cột xoá bò trong Bảng kê thanh toán biên lai (mẫu: CTT25/AC). Cơ quan Thuế không thực hiện thu hồi các loại biên lai thuế lẻ chưa sử dụng từ tổ chức, cá nhân.

Theo đó, đối với các số chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành với cơ quan Thuế còn tồn chưa sử dụng, phải ngừng sử dụng trên phần mềm chứng từ tự in và thực hiện báo cáo tình hình chứng từ đã sử dụng trong quý II/2022 đến cơ quan Thuế theo đúng thời gian quy định (hạn cuối nộp báo cáo là ngày 30/7/2022).

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy được cấp phát tại cơ quan Thuế còn tồn số lẻ chưa sử dụng, các tổ chức, cá nhân thực hiện gạch chéo các liên và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý II/2022 gửi cơ quan Thuế (hạn cuối nộp báo cáo là ngày 30/7/2022).

Cục Thuế tỉnh Sơn La thông báo để các tổ chức, cá nhân được biết và thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc liên quan đến chính sách thuế, các tổ chức và người nộp thuế liên hệ phòng Tuyên truyền, Hỗ trợ người nộp thuế, Cục Thuế tỉnh Sơn La; số điện thoại: 02123 854 240 hoặc số 02123 854 462 để được hướng dẫn, giải đáp.

Phương Mai (Cục Thuế tỉnh)