Xác định ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của đơn vị là “chìa khóa” để xây dựng chính quyền điện tử, UBND thành phố đã ban hành Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 20/1/2016 về việc triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Sau 1 năm triển khai, phần mềm vừa đáp ứng công việc nhanh chóng, vừa giúp quá trình xử lý công việc hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính.

Các cán bộ Phòng Tài chính - Kế hoạch Thành phố

xử lý công việc qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Với ưu điểm giảm lượng lớn văn bản, giấy tờ cần phải in ấn, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu tài liệu cho toàn đơn vị, phần mềm quản lý văn bản và điều hành còn được đánh giá cao với khả năng liên thông được cả 3 cấp, từ cấp xã, phường, tới cấp thành phố và các cơ quan ban ngành cấp tỉnh. Sau một thời gian thử nghiệm, từ tháng 4-2016, UBND thành phố đã chính thức triển khai phần mềm đến các phòng, ban trực thuộc. Hiện, tất cả số văn bản đến, văn bản đi, các văn bản chỉ đạo của UBND thành phố đều được đưa vào phần mềm hệ thống, sau đó chuyển đến địa chỉ của từng đơn vị, cá nhân có liên quan để triển khai công việc ngay trong ngày. Từ khi thực hiện điều hành, chỉ đạo công việc qua phần mềm, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên mạng, công tác quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu, từ đó có sự đôn đốc, nhắc nhở kịp thời. Còn đối với nhân viên, phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu các văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; giúp phân phối văn bản nhanh và đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần; tiện lợi trong việc quản lý, tìm kiếm bản gốc; truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo tới các đơn vị nhanh chóng, kịp thời. Tính đến thời điểm hiện tại, UBND thành phố đã tiếp nhận và xử lý hơn 6.300 văn bản đến trên phần mềm, chiếm khoảng 75% số lượng văn bản đến; hơn 5.000 văn bản đi, chiếm trên 60% số lượng văn bản đi; 100% lãnh đạo và 95% số cán bộ, công chức, viên chức tại các phòng, ban, đơn vị sử dụng phần mềm trong hoạt động lưu chuyển và xử lý văn bản.

Anh Nguyễn Đoan Khang, nhân viên Phòng Tài nguyên và Môi trường Thành phố cho biết: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã giúp tôi thực hiện công việc hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều. Nếu như trước kia, khi nhận được một văn bản, phải thực hiện vào số văn bản, sau đó chuyển phát tới đơn vị theo đường bưu điện, khá mất thời gian. Từ khi sử dụng phần mềm này, khi muốn chuyển văn bản đi, chỉ cần tích chọn nơi nhận trên hệ thống.

Còn anh Đào Duy Thanh, nhân viên Phòng Tài chính - Kế hoạch Thành phố chia sẻ: Trước đây, khi chưa triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, các đơn vị sau vài ngày mới nhận được công văn. Đôi lúc, do yêu cầu tính chất công việc, thời gian xử lý không đáp ứng kịp thời dẫn đến tiến độ thực hiện công việc chậm. Khi sử dụng phần mềm, căn cứ vào nội dung và cán bộ thực hiện nội dung đó, sau khi soạn thảo công văn được lãnh đạo phòng ký, phê duyệt, cán bộ gửi file văn bản điện tử đến bộ phận văn thư qua hệ thống phần mềm. Cán bộ văn thư sẽ vào sổ văn bản và phát hành công văn qua mạng trên hệ thống phần mềm, các đơn vị sẽ nhận công văn cùng thời điểm. Vì vậy, quá trình thực hiện công việc nhanh chóng, kịp thời và tiết kiệm hơn rất nhiều.

Bà Nguyễn Thị Hương Giang, Chánh văn phòng UBND Thành phố, cho biết: Trong những năm qua, việc triển khai các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn Thành phố đã có những bước chuyển biến tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan Nhà nước. Để tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được, hiện nay, UBND thành phố đang tích cực triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành, đảm bảo cho việc lãnh đạo, chỉ đạo được kịp thời và thay đổi tác phong làm việc, ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức. Tuy nhiên, một số khó khăn khi triển khai phần mềm là: khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cán bộ công chức tại một số phòng, ban, đơn vị, UBND các xã, phường còn yếu; một số thiết bị máy móc chưa được nâng cấp đồng bộ, nên ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng xử lý công việc.

Việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào xử lý công việc sẽ tạo môi trường làm việc hiện đại gắn với cải cách hành chính, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên địa bàn Thành phố.