Nội dung này được nêu tại Dự thảo Tờ trình trong hồ sơ thẩm định Dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP, do Bộ Tư pháp chủ trì xây dựng.

6 tháng đầu năm 2025, UBND cấp xã chứng thực 20.365.770 bản sao

Bộ Tư pháp cho biết, việc sắp xếp tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 2 cấp và việc phát triển quy mô đơn vị hành chính cấp xã đã dẫn đến khối lượng công việc chứng thực thực hiện tại UBND cấp xã ngày càng tăng.

Thực tiễn tại nhiều địa phương cho thấy, tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn.

Theo số liệu thống kê, trong năm 2024, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 1.994.901 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 1.321.947 việc. UBND cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với 46.385.220 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 6.406.300 việc.

Trong 6 tháng đầu năm 2025, tại các Phòng Tư pháp trên cả nước thực hiện chứng thực bản sao đối với 886.445 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 672.708 việc. UBND cấp xã trên cả nước chứng thực bản sao đối với 20.365.770 bản; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với 3.111.413 việc.

Người dân đến thực hiện các thủ tục hành chính tại UBND phường Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh. Ảnh: qdnd.vn

Trong bối cảnh đó, nhiều địa phương đã có kiến nghị, đề xuất về việc Chủ tịch UBND cấp xã được ủy quyền thực hiện chứng thực để giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND cấp xã.

Để thực hiện việc ủy quyền trong hoạt động chứng thực theo quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 4158/BTP-BTTP ngày 11-7-2025 hướng dẫn các địa phương về một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực. Tuy nhiên, để bảo đảm cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho hoạt động chứng thực thì cần thiết phải sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo trình tự rút gọn.

Qua đó, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong hoạt động chứng thực khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp; bảo đảm hoạt động chứng thực thông suốt, không bị gián đoạn, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức. Đồng thời, bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ, minh bạch, khả thi, dễ tiếp cận, hiệu lực và hiệu quả, dễ áp dụng trên thực tế.

Công chức cấp xã cũng có thể chứng thực

Từ thực tiễn trên, Bộ Tư pháp đề nghị sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 2, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực.

Cụ thể: “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là UBND cấp xã); Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp xã; Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền; công chứng viên của Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng (sau đây gọi là tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

Như vậy, so với quy định cũ, Dự thảo Nghị định mở rộng thêm 5 trường hợp là “Người thực hiện chứng thực”, gồm: Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp xã; Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; công chức được Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền.

Nếu Dự thảo Nghị định được thông qua, Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền chứng thực cho công chức cấp xã. Trong ảnh là người dân phường Phú Diễn, TP Hà Nội nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ cán bộ phường. Ảnh minh họa: qdnd.vn

Bộ Tư pháp cũng đề xuất sửa đổi Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Cụ thể như sau:

- Sửa đổi thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực từ tập thể (UBND cấp xã) thành cá nhân (Chủ tịch UBND cấp xã).

- Quy định cụ thể việc thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu, việc ủy quyền như sau:

+ Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cấp xã, công chức được Chủ tịch UBND cấp xã ủy quyền thực hiện chứng thực và sử dụng con dấu của UBND cấp xã. Công chức được ủy quyền phải có bằng cử nhân luật và có từ 2 năm công tác trở lên trong lĩnh vực tư pháp. Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản này.

+ Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng HĐND và UBND thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Văn phòng HĐND và UBND.

+ Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.

Việc sửa đổi, bổ sung quy định nêu trên nhằm thể chế hóa kịp thời chủ trương của Đảng tại Kết luận 179-KL/TW ngày 25-7-2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về tiếp tục triển khai các nhiệm vụ hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 2 cấp; tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực; giảm tải công việc cho Chủ tịch UBND cấp xã.