Không trực tiếp tham gia các chuyên án, đối mặt với những hiểm nguy trước kẻ thù, công việc hàng ngày của họ chỉ âm thầm, lặng lẽ với việc tiếp nhận, tra cứu, lưu trữ, bảo quản những trang hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho các nghiệp vụ của lực lượng Công an và các yêu cầu khác của nhân dân. Nhưng công việc thầm lặng của các cán bộ, chiến sĩ Phòng hồ sơ (Công an tỉnh) đã góp phần quan trọng cùng với lực lượng Công an hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

Các cán bộ Phòng Hồ sơ phân loại hồ sơ phục vụ công tác nghiệp vụ.

Giữa căn phòng xếp đầy những tủ đựng danh chỉ bản, chất đầy những chồng hồ sơ, tài liệu chứa đựng thông tin về tội phạm và nhiều thông tin quan trọng khác, những cán bộ của Phòng Hồ sơ miệt mài nhập dữ liệu, tra cứu, bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu. Thiếu Tá Phạm Thị Thủy, cán bộ Phòng Hồ sơ (Công an tỉnh), vừa xếp lại những chồng hồ sơ vừa tra cứu xong, vừa chia sẻ với chúng tôi: Phòng Hồ sơ có chức năng quản lý, lưu trữ và sử dụng các tài liệu, văn kiện cùng các phương tiện khoa học kỹ thuật, khai thác, tra cứu cung cấp thông tin nghiệp vụ để phục vụ công tác đấu tranh phòng chống các loại tội phạm giữ gìn ANTT. Yêu cầu nhiệm vụ của mỗi cán bộ, chiến sĩ là luôn cần phải nhanh chóng và chính xác. Việc quản lý rất nhiều hồ sơ cần trí nhớ và sự tập trung cao độ khi có sự yêu cầu trợ giúp của các đơn vị trong công tác nghiệp vụ. Chứng kiến quá trình làm việc mới thấy được sự vất vả trong từng nhiệm vụ của các anh, các chị. Cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ luôn thận trọng, tỉ mỉ trong từng khâu của công việc, bởi họ hiểu rằng những thông tin được cập nhật, lưu trữ, tra cứu sẽ phục vụ hiệu quả công tác phòng, chống tội phạm, đảm bảo an ninh trật tự và nhiều yêu cầu khác của lực lượng Công an và các cơ quan, ban ngành, nhân dân khi cần thiết.

Thời gian qua, Ban Giám đốc Công an tỉnh quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc trong toàn lực lượng những quy định của Bộ Công an về chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ; triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị về tăng cường công tác tàng thư và quy chế phối hợp giữa các lực lượng đơn vị trong việc trao đổi, cung cấp thông tin nghiệp vụ, từng bước ứng dụng tin học vào lĩnh vực công tác hồ sơ, thiết lập cơ sở dữ liệu điện tử chuẩn bị điều kiện xây dựng Trung tâm thông tin nghiệp vụ của Công an tỉnh. Với tinh thần: “Chủ động, nêu gương, kỷ cương, trách nhiệm, hiệu quả”, toàn bộ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ được sắp xếp theo phông, khối, đảm bảo tính khoa học, có hệ thống, bảo quản cẩn thận và trở thành một kho dữ liệu về thông tin nghiệp vụ, thông tin cá nhân, thông tin tội phạm một cách hoàn chỉnh và cơ bản nhất. Đảm bảo yêu cầu “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy”. Ngoài ra, lực lượng Hồ sơ Công an tỉnh còn chủ động tiến hành kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ công tác hồ sơ; áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác thu thập, đăng ký quản lý hồ sơ. Do vậy công tác lưu trữ được tiến hành đúng quy định, chất lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng được nâng lên rõ rệt, phục vụ có hiệu quả công tác đấu tranh, phòng ngừa tội phạm trước mắt và lâu dài.

Trong năm qua, đơn vị đã phục vụ hàng nghìn lượt yêu cầu nghiên cứu hồ sơ lưu trữ phục vụ có hiệu quả công tác bảo vệ chính trị nội bộ, viết lịch sử ngành, giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo, đề nghị khen thưởng; phục vụ có hiệu quả việc rà soát nhân sự bầu cử vào HĐND các cấp, Đại hội Đảng các cấp; giúp lực lượng nghiệp vụ có đủ cơ sở pháp lý truy bắt nhiều đối tượng truy nã, phục vụ kịp thời công tác đăng ký quản lý hồ sơ đấu tranh chuyên án, truy tìm tung tích nạn nhân và quản lý căn cước công dân... Đặc biệt, trong thời gian qua, các cán bộ Phòng Hồ sơ đã luôn làm chủ khoa học công nghệ hiện đại, áp dụng nhiều thành tựu khoa học công nghệ vào trong công tác hồ sơ, bảo đảm các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đưa vào hoạt động phát huy hiệu quả cao. Với hệ nhận dạng vân tay tự động, các cán bộ hồ sơ đã nhập lưu trữ được hàng chục nghìn chỉ bản vân tay đối tượng có tiền án, tiền sự. Hệ thống quản lý thông tin tích hợp về vụ việc, đối tượng đã lưu trữ được hơn hàng nghìn thẻ. Nhiều hệ thống tàng thư, thẻ, danh, chỉ bản, hồ sơ nghiệp vụ khác được số hóa, quét, nhập vào các hệ thống cơ sở dữ liệu và kết nối thông tin. Chính nhờ ứng dụng khoa học công nghệ ấy mà đã góp phần xác định nhanh, chính xác đối tượng gây án phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử và phòng ngừa tội phạm.

Thượng Tá Đỗ Thị Thu Hà, Trưởng Phòng Hồ sơ, cho biết: Trong thời gian tới, lực lượng Hồ sơ Công an tỉnh sẽ tập trung tham mưu cho Ban Giám đốc Công an tỉnh tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác hồ sơ nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, chiến sĩ trong thực hiện công tác hồ sơ nghiệp vụ. Ðầu tư trang thiết bị, phương tiện, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ tàng thư nhanh chóng, hiệu quả, chính xác hơn.

Ghi nhận những đóng góp của cán bộ Phòng Hồ sơ được Bộ Công an, Cục nghiệp vụ, UBND tỉnh, Ban Giám đốc Công an tỉnh tặng thưởng nhiều Bằng khen, giấy khen trong các đợt sơ kết, tổng kết các chuyên đề và các đợt thi đua. Với lòng yêu nghề, cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ sẽ tiếp tục vượt qua khó khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần đắc lực vào công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm, giữ vững an ninh trật tự trên địa bàn, phục vụ  sự nghiệp bảo vệ an ninh trật tự, vì cuộc sống bình yên hạnh phúc của nhân dân.